Repeterende faktura

Hva er repeterende faktura?

En repeterende faktura er at den samme fakturaen blir laget og produsert gjentatte ganger. Dersom du skal fakturere en kunde som har et fast beløp for fast(e) produkt(er).

Eksempel på repeterende faktura kan være fast månedlig medlemskap, dersom du har en kunde som eksempel skal betale 200 kr en gang i måneden, en gang i året e.l.

Repeterende faktura i Systima

For å komme til repeterende faktura i Systima klikker du på "Faktura" i menyen, også til fanen "Repeterende faktura".

Her ser du en oversikt over alle repeterende fakturaer, mulighet til å opprette ny og redigere eksisterende.

Tabellen viser flere verdier, så du enkelt kan administrere og kontrollere.

Øverst på tabellen er det ulike filter, dersom du eksempel vil se inaktive eller utkast.

Dersom du har liten skjerm, kan du også scrolle til høyre / venstre for å se flere verdier.

Ny repeterende faktura

Når du lager en ny repeterende faktura, er den øverste delen (lilla området på bildet) innstillingene for blant annet:

• Hvor ofte skal faktura produseres
• Hvordan faktura skal sendes
• Aktiv eller ikke aktiv
• Eventuelt sluttdato (valgfritt)

I den andre delen av skjermen, så lager man selve fakturaen (dett grønne området på bildet). Denne delen er identisk som når man lager en vanlig faktura. I denne delen lager du ingen faktura, men kun hvordan faktura skal se ut.

Repeterende faktura innstillinger

Dette er utdypende forklaring av det lilla området i bildet over.

Det er kun den seksjonen i det lilla området som definerer når det skal lages og produsere en ny faktura, basert på info som er i det grønne området.

Repeter hver (tall) = Dette er hvor ofte faktura skal produseres. Denne er i samarbeid med neste felt

Periode = Dette er hvor ofte, i sammenheng med verdien før. Så dersom verdien før er 1, og denne er måned, så vil dette bli en repeterende faktura 1 gang i måneden. Dersom verdien før er 5, og denne verdien er dag, vil dette bli en repeterende faktura hver 5. dag.
Startdato for perioden er det som er valgt som fakturadato i det grønne området.

Sluttdato (valgfritt) = Denne blir brukt om du skal fakturere frem til en dato. Den repeterende fakturaen vil da automatisk bli inaktiv etter denne perioden.

Aktiv sjekkboks = Aktiver eller deaktiver hele repeterende faktura. Dersom den er deaktivert, vil det da ikke skje noe. Du kan når som helst aktivere igjen, dersom du eksempel skal fortsette med samme faktura senere.

Metode for utsendelse = Hvordan du ønsker faktura skal bli sendt til kunde. Den blir da sendt med en gang den er opprettet. Dersom du velger EHF er det viktig at du vet at mottaker kan motta EHF. Du kan søke opp mottaker i dette registeret. Dersom du velger "send manuelt" vil systemet ikke sende faktura automatisk. 

Eksempel 1

Eksempelet er basert på bildet under.

Denne repeterende fakturaen ble laget 01.01.2024.

Fakturadato er 02.01.2024 (fremtiden) som betyr at det ikke vil skje noe før arbeidsdagen etter den repeterende fakturaen ble laget.

Denne fakturaen har verdi "repeter hver" som "1" og "periode" som "måned". Det betyr at denne vil bli laget 1 gang i måneden, fra 02.01.2024. Det betyr at neste faktura blir da laget 02.02.2024, neste blir 02.03.2024 osv.

Videre er det innstilt at den skal sendes som PDF til kunden på mail til "kunde@mail.no". Det vil si at faktura blir sendt til kunden rett etter den er opprettet.

Avtalen er aktiv, men har sluttdato 31.12.2024. Så det vil ikke bli opprettet/sendt faktura etter 31.12.2024. Det vil si at siste faktura i dette eksempelet ville vært 02.12.2024.

Redigere repeterende faktura

Dersom du ønsker redigere en repeterende faktura, går du til oversikten over alle repeterende fakturaer.

Videre kan du enten klikke på den repeterende faktura du ønsker redigere (klikke på linjen) eller velge de 3 prikkene til høyre for å redigere. Herfra kan du redigere og lagre nye innstillinger.

Spørsmål og svar (FAQ)

Hva skjer når en repeterende faktura er laget og sendt?

Uavhengig av hvordan en faktura blir opprettet i Systima, blir den en del av fakturaoversikten. Du kan derfor gå til fakturaoversikten og se den i listen som alle andre fakturaer.

Kan jeg lage repeterende faktura for samme dag?

Ja, systemet sjekker aktive repeterende faktuaer hver time og produserer og sender dersom det er noen nye. Dette skjer hver 1. time, så du kan lage repeterende faktura samme dag så lenge du gjør det før kl 23:00.

Hva skjer om jeg har på repeterende faktura med manuell utsendelse?

Da blir faktura opprettet etter valgte innstillinger, men ikke sendt via systemet automatisk. Du finner faktura da i fakturaoversikten.